Begrepp som används inom e-arkiv Stockholm. Listan finns också i PDF-format. Hämta den via länken till höger.
Access – Åtkomst. Innebär att information kan återsökas och visas.
AIP – Archival Information Package. Informationspaket bestående av data och metadata (SIP) med tillägg av bevarandemetadata.
Allmän handling – Handling som inkommit till, upprättats av eller arkiverats hos en myndighet.
Anm 1: Kännetecknande egenskaper för en allmän handling är autenticitet (äkthet), tillförlitlighet, integritet och användbarhet.
Anm 2: En allmän handling (engelska ”record”) består av data och metadata. Se Informationsobjekt.
AIP-konfiguration – Konfiguration som i detalj styr arkiveringen av inlämnad information från ett system.
Anm: Konfiguration innebär att kodning, inställningar eller beskrivningar görs i enlighet med specifikation.
Aktivitet – En avgränsad insats som utgör ett led i en process.
Anslutning – En anslutning är upprättad när ett verksamhetssystem levererar och/eller hämtar information från e-arkiv Stockholm.
Användbarhet – Innebär att något, t.ex. en handling eller ett informationsobjekt, kan återsökas, visas och tolkas.
Arkiv – Den samlade mängden allmänna handlingar från en myndighets verksamhet.
Arkivobjekt – Ett ärende med metadata och alla tillhörande handlingar (en eller flera).
Asynkron leverans – Leverans av verksamhetsinformation från ett verksamhetssystem till e-arkiv Stockholm via en mellanlagringsplats där verksamhetssystemet lämnar och e-arkiv Stockholm hämtar informationen.
Autentisk – se Äkta
Avsiktsförklaring – Dokumentation av beslut om avsikt att överlämna information till e-arkiv Stockholm.
Anm: Avsiktsförklaringen startar överlämnandeprocessen.
Beståndsregister – Register över arkiv som förvaras i Stadsarkivet med beskrivning och angivelse av förvaringsplats. Stadsarkivet använder utöver sitt eget också Arkis 2 som beståndsregister.
Bevarandeförteckning – Redovisning av de handlingar som ska bevaras för all framtid.
DIP – Dissemination Information Package. Informationspaket bestående av ett eller flera arkivobjekt i den form som det ges vid utfående.
e-arkiv – Ett tekniskt system som är anpassat för förvaring, vård och tillhandahållande av digitala handlingar. Digitalt arkiv är synonym.
e-team – Arbetsgrupp med ansvar för en enskild leverans till e-arkiv Stockholm.
Förvaringsenhet – Det medium på vilket digital information förvaras, t.ex. optisk skiva, hårddisk, server.
Förvarings-id – Unik beteckning för förvaringsenhet.
Grupp av handlingsslag – Handlingsslag som hålls samman av ett gemensamt objekt eller av ett annat logiskt samband.
Handlingsslag – Allmänna handlingar som tillkommer inom en process.
Handlingstyp – Allmänna handlingar med viss funktion. Är underordnat handlingsslag i informationsredovisningsstrukturen.
Handläggarstöd – Dokument som beskriver rutiner på övergripande och detaljerad nivå som stöd för en process.
Huvudobjekt – Överordnat arkivobjekt. Utgörs av metadata som identifierar och definierar informationsobjektet. Kan även innehålla fil.
Informationsobjekt – Logiskt sammanhörande information som består av grundinformation och beskrivande information, data och metadata.
Anm: Beskrivande information tillförs grundinformation för att tolka och förstå grundinformation. Ett informationsobjekt motsvarar engelskans ”record” (singularis).
Informationssäkerhetsklassificering – Klassificering av information ur säkerhets- och skyddsaspekt i syfte att förhindra obehörig åtkomst.
Informationsredovisning – Redovisning av en myndighets allmänna handlingar bestående av arkivbeskrivning, klassificeringsstruktur, processbeskrivningar, hanteringsanvisningar och bevarandeförteckning.
Ingest – OAIS-term- leverans till mottagfunktionen i e-arkiv Stockholm.
Inlämningskontrakt – LÖK/LAV-villkor införda i system e-arkiv Stockholm.
Integrationsplattform – En teknisk plattform för koppling mellan verksamhetssystem och e-arkivet som möjliggör att de olika systemen kan kommunicera med varandra.
Integritet – Något, t.ex. en handling eller ett informationsobjekt, är fullständigt och har inte blivit ändrat.
Klassificerings-id – Unikt id inom området processorienterad informationsredovisning, som byggs upp av klassificeringsstrukturens punktnotation.´
Klassificeringsstruktur – Beskriver var i en organisation verksamhetsinformation har uppstått samt typ av informationsinnehåll
Anm: Klassificeringsstrukturen representerar verksamheten genom att den byggs upp av verksamhetsområden, processgrupper och processer.
Konvertera – Process som innebär att överföra information från ett format till ett annat.Exempel: Skanning av pappersdokument för att upprätta digitala bilder (TIFF, JPEG, etc.), dokument i ordbehandlingsformat till PDF, unix-textfil till en Microsoft (Windows)-textfil, uppgradera MS Word-filer från version 1 till version 2.
Leveransanvisning – Anger krav på hur leverans till e-arkiv Stockholm ska går till.
Leveransavtal – Avtal mellan bolag och Stadsarkivet om villkoren för ett överlämnande till e-arkiv Stockholm. Anm: Avtal ingås mellan två juridiska personer.
Leveransreversal – Skriftlig bekräftelse av mottagen leverans.
Leveransöverenskommelse – Överenskommelse mellan förvaltning och stadsarkivet om villkoren för ett överlämnande till e-arkiv Stockholm. Anm: Överenskommelse ingås mellan parter som är samma juridiska person.
LÖK/LAV – LÖK är förkortning av Leveransöverenskommelse och LAV är förkortning för Leveransavtal. Se vidare dessa ord.
Menpröva – Bedömning av om röjande av uppgifter kan vara till men för personer eller organisationer.
Metadata – Data som tillförs information/dokument och som beskriver sammanhang, innehåll och struktur samt hantering över tid. Se Informationsobjekt.
Migrera – 1) Process som innebär att flytta information från en hårdvara eller mjukvara till en annan utan att ändra format. 2) Överföra digitalt dokumentformat från en hårdvaru- eller mjukvarumiljö till en annan miljö eller annat lagringsmedium med ingen eller obetydlig påverkan på struktur och ingen påverkan på innehåll och sammanhang.
Exempel: Flytta data från magnetisk disk till magnetband, överföra databasfiler från Oracle till SQL Server.
Mottag – Delprocess inom Digital arkivprocess som ser till att en SIP blir AIP och tillgänglig för utfående. Anm: Digital arkivprocess är Stadsarkivets huvudprocess för hantering av digital verksamhetsinformation.
OAIS – Open Archival Information System. ISO-standard för framtidssäkring av digital information
Pre-mottag – Inledande delprocess inom Digital arkivprocess inför anslutning till e-arkiv Stockholm. Anm: Pre-mottag är parallell process med överlämnandeprocessen.
Process – Återkommande arbetsflöde med tydlig början och slut som består av en kedja aktiviteter. Anm: Process är den lägsta nivån i klassificeringsstrukturen.
Processgrupp – Gruppering av processer som logiskt hör ihop utifrån en vald gemensam nämnare. Anm 1: Exempel på gemensam nämnare är tjänster/produkter eller målgrupp. Anm 2: Processgrupp utgör en frivillig nivå i klassificeringsstrukturen under verksamhetsområde. Nivån utgör en rubriknivå.
Producent – Den förvaltning, bolag eller stiftelse som har upprättat de digitala handlingar som levereras till e-arkiv Stockholm.
Referenskod – En unik identitet som ges varje arkiv i Arkis. Anm: Referenskoden består av arkivnumret i stadsarkivets beståndsregister med prefixet SE/SSA/.
SA – Submission Agreement. Se Inlämningskontrakt.
SIP – Submission Information Package. Informationspaket för leverans till e-arkivet bestående av verksamhetsinformation och metadata.
Strukturenhet – Del av klassificeringsstruktur som utgörs av verksamhetsområde, processgrupp eller process. Anm: Exempelvis är verksamhetsområdet 2 Ge verksamhetsstöd en strukturenhet och processen 1.3 Att upphandla en annan strukturenhet.
Synkron leverans – Leverans av SIP via direkt anslutning mellan levererande verksamhetssystem och e-arkiv Stockholm.
Tillförlitlig – En handling eller ett informationsobjekt vars innehåll ger en komplett och korrekt redovisning av de transaktioner, åtgärder eller fakta som den/det beskriver.
Timebox-modell – Med timebox menas att parterna gemensamt identifierar aktiviteter som tidsuppskattas i timmar och planeras i kalendertid. Anm: Modell som används för att beräkna kostnader och styra tidsplanering i samband med leverans.
Utfående – Söka, sammanställa och lämna ut arkiv, ärenden/handlingar och information kring dessa från e-arkiv Stockholm.
Underobjekt – se Allmän handling
Verksamhetsinformation – Information som inkommit till, eller upprättats i, en verksamhet och som tagits om hand för förvaring och vård i ett ärendehanteringssystem, (e-)arkivsystem eller motsvarande.
Anm: Motsvarar engelskans ”records” (pluralis).
Verksamhetsområde – Gruppering av processer som utifrån exempelvis tjänster/produkter eller målgrupp logiskt hör ihop. Anm: Verksamhetsområde utgör den översta nivån i klassificeringsstrukturen, nivån utgör en rubriknivå.
Äkta – Innebär att något, t.ex. en handling, ett informationsobjekt:
- Är vad det utger sig för att vara
- Har skapats eller skickats av den person som uppges ha skapat eller skickat det
- Har skapats eller skickats vid den tidpunkt som uppges
Anm: Källa: SS-ISO 15489-1:2001
Överföra – Den faktiska transporten av SIP från producent till e-arkiv Stockholm.
